Katasu Interview

AIを導入したのに、成果が見えてこない。そんな悩みはありませんか？

Katasu Interviewは、現場へのAIインタビューから、AI活用で見直すべき業務を見つけます。

インタビューを始める流れを見る

  1. 1週目聞く

    全員に、日々の仕事を詳しく書いてもらいます。

    業務の説明

    問い合わせが来たら、
    内容を確認して、

    誰が、何分かけて確認しますか？

    担当者に振り分けます。

    担当者は、何を基準に決めますか？

  2. 2週目描く

    仕事の流れと、かかる時間をレポートにします。

    問い合わせ対応

    1件 10分

    1. 1

      管理担当

      問い合わせを受け付ける

      2分
    2. 2

      管理担当

      内容・エリアを確認する

      5分
    3. 3

      管理担当

      担当者を決め、連絡する

      3分

    振り分け基準　内容とエリア
    担当者が不在　管理責任者へ確認

  3. 3週目AIに任せる

    減らせる時間を見て、任せる仕事を選びます。

    内容の確認・担当者への振り分け

    1件あたりの作業時間

    10分2分

    1件あたり8分減らせる見込み

    AI
    内容・エリアを確認し、担当者へ振り分け
    人
    受付と、担当者を決められない場合の確認
    AIに任せる

Katasu インタビューでわかること

何をどれだけ変えられるかが、数字でわかる。

「AIで負担が減ります」だけでは、何がどれだけ変わるのかわかりません。現場を先に調べ、変更案と数字で答えます。

  1. 01

    何を変えられるか

    AIに任せる作業、なくせる手順、人に残す判断。

  2. 02

    何が得られるか

    減らせる作業時間や支出と、その余力で増やせる対応件数。

  3. 03

    何が必要か

    導入費、運用費、社内の準備、実現に必要な条件。

  4. 04

    どこから試すか

    最初に変える業務と、効果を確かめる方法。

使い方

現場の話から、変えるべき仕事が見えてくる。

レポートの見本を開く

  1. 01

    聞く

    経営から現場まで、一人ひとりにAIが話を聞きます。手順や例外、前後の担当とのやり取りまで集めます。

    インタビュー
    AI
    入居者さんから水漏れの連絡があったとき、最初に何をしますか。
    担当者
    契約内容を確かめてから、設備会社の番号をお伝えしています。修理の手配はあちらの担当なので。
    AI
    そのあと、同じ入居者さんからまた連絡が来ることはありますか。
    担当者
    よくあります。設備会社で「契約のことは管理会社へ」と言われて、またかけてこられるんです。

  2. 02

    描く

    回答をつなぎ、仕事が誰の手を経て進むかを1枚に。待ちや差し戻し、同じ確認の繰り返しが見えます。

    業務マップ

    修理の依頼・18名の回答から作成

    連絡から修理日が決まるまで

    図を読み込んでいます。

    入居者が水漏れを管理会社の受付に連絡 → 設備会社を案内され、かけ直す → 設備会社が修理を受け付け、管理会社の契約担当に確認（返事待ち） → 修理日を連絡 → 修理。

    詰まり起きていること
    設備会社を案内受付では手配できず、入居者がかけ直している
    契約を問い合わせ契約担当の返事を待つあいだ、手配が止まる

  3. 03

    判断する

    変更案ごとに、空く時間と必要な費用を根拠つきで出します。進めるか、見送るか、まず一つ試すかを決められます。

    効果の見込み

    修理の依頼・変更案3件

    効果の見込み

    変更案根拠空く時間費用
    修理の受付を一つにする月120件 × かけ直し対応 8分月16時間社内の手順変更のみ
    設備会社に契約内容を共有する月120件 × 問い合わせ 12分月24時間共有の仕組み 月3万円
    住所変更の転記をなくす月40件 × 転記 15分月10時間連携の設定 初期20万円

    まだ確かめること

    • 設備会社に見せてよい契約内容の範囲（契約上の確認が必要）
    • 空いた時間は、そのまま人件費の削減にはならない。入居者対応の件数を増やす余力として見込む

ユースケース

現場の話から、こんな見直し案が生まれます。

インタビューで見えたことから、仕事の変更案と、見込める効果をまとめます。以下の業務・数値は説明用の想定例で、実在の企業の事例ではありません。

  • メール対応

    詳しい担当者に聞かないと、メールを返信できない。

    インタビューで見えたこと
    毎朝1時間、メールの確認と情報探しをしていた。返信1件につき社内で3往復し、うち2往復は資料の場所や内容の確認だった。
    変更案と見込める効果
    AIが資料を参照して返信案まで用意し、人には判断が必要な確認をまとめて送る。資料を探すための2往復を省ける見込み。
    社内の確認：1件3往復 → 1往復

  • 進捗管理

    タスクボードを更新しても、進捗を聞かれる。

    インタビューで見えたこと
    同じ進捗を、毎日ボードとチャットに1回ずつ書いていた。確認する側が知りたいのは、止まっている仕事だった。
    変更案と見込める効果
    作業の記録からAIがボードとチャットに進捗を反映。定例の手入力をなくし、人は止まった仕事への対応に時間を使う。
    定例の手入力：1日2回 → 0回

  • 確認・承認

    昔からの確認や承認を、毎回繰り返している。

    インタビューで見えたこと
    1日20件の申請すべてが、上司の承認待ちになっていた。16件は条件が決まった定型の申請で、個別の判断が必要なのは4件だった。
    変更案と見込める効果
    定型の16件を承認なしで進められるよう、ルールを見直す。例外の4件はAIが判断材料をそろえ、上司はその判断に集中する。
    上司の承認：1日20件 → 4件

FAQ

よくある質問

コンサルティング会社に頼むのと、何が違いますか。

一部の人へのヒアリングではなく、AIが全員に話を聞きます。全員への聞き取りから、変更案ごとの空く時間と必要な費用まで、3週間ほどでお出しします。

現場の負担はどれくらいですか。

一人ひとりが空いた時間に、AIの質問に答えるだけです。会議の時間を合わせたり、資料を用意したりする必要はありません。

どの部署から始められますか。

会社全体でも、一つの部署や業務からでも始められます。最初の相談で、範囲を一緒に決めます。

インタビューの内容はどう扱われますか。

回答は業務の洗い出しと改善の検討にだけ使います。取り扱いの詳細は、ご相談の際にご説明します。

まずは、話してみませんか。

どの部署から始めるとよさそうか。進め方を聞くだけでも構いません。

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