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レポートの見本
Katasu Interview レポート：管理会社A社
本レポートは、管理会社A社の経営から現場まで18名へのAIインタビューをもとに、AIで仕事を変えるとどれだけの価値が見込めるかをまとめたものです。進めるか、見送るか、まず一つ試すかを判断するための材料としてお使いください。
| 対象の業務 | インタビュー | 期間 |
|---|---|---|
| 修理の依頼、住所の変更、契約の変更、請求の確認 | 経営者から現場まで18名（設備会社を含む） | 3週間 |
1. 判断のまとめ
| 変えられること | 見込める効果 | 必要な費用 | 最初に試すこと |
|---|---|---|---|
| 変更案3件 | 月50時間の余力（入居者対応 月150件分） | 初期20万円、月3万円 | 「修理の依頼」の受付を一つにする |
おすすめは、まず「修理の依頼」で1か月試すことです。 費用がほとんどかからず、効果も月16時間と確かめやすいためです。結果を見てから、残りの2件を進めるかを決められます。
2. 何を変えられるか
インタビューから、仕事が止まっている場所が3つ見つかりました。
- 修理の依頼は、受付・契約・設備会社の3か所を経て進む。 入居者はそのあいだを自分でかけ直している。
- 設備会社は契約内容を見られず、契約担当の返事を待つあいだ手配が止まる。 修理日が決まるまで平均4日かかっている。
- 住所の変更は、契約と経理のシステムに同じ内容を2回入力している。
図を読み込んでいます。
入居者が水漏れを管理会社の受付に連絡 → 設備会社を案内され、かけ直す → 設備会社が修理を受け付け、管理会社の契約担当に確認（返事待ち） → 修理日を連絡 → 修理。
それぞれ、次のように変えられます。
| 変更案 | AIに任せること | なくせること | 人に残すこと |
|---|---|---|---|
| 修理の受付を一つにする | 契約内容の確認、手配の下書き | 入居者に別の番号を案内すること | 急ぎかどうかの判断 |
| 設備会社に契約内容を共有する | 共有する範囲の切り出し | 設備会社から契約担当への問い合わせ | 共有してよい範囲の決定 |
| 住所変更の転記をなくす | 2つのシステムへの反映 | 同じ内容の2回目の入力 | 内容の最終確認 |
3. 何が得られるか
| 変更案 | 根拠 | 空く時間 |
|---|---|---|
| 修理の受付を一つにする | 月120件 × かけ直し対応 8分 | 月16時間 |
| 設備会社に契約内容を共有する | 月120件 × 問い合わせ 12分 | 月24時間 |
| 住所変更の転記をなくす | 月40件 × 転記 15分 | 月10時間 |
空く時間は合計で月50時間です。ただし、空いた時間はそのまま人件費の削減にはなりません。支出が減るのではなく、入居者対応を月150件ほど増やせる余力として見込んでいます。
4. 何が必要か
| 変更案 | 導入費 | 運用費 | 社内の準備 |
|---|---|---|---|
| 修理の受付を一つにする | なし | なし | 受付の手順の変更、2週間 |
| 設備会社に契約内容を共有する | なし | 月3万円 | 共有範囲の契約上の確認 |
| 住所変更の転記をなくす | 20万円 | なし | 契約と経理のシステムの連携設定 |
5. どこから試すか
| 時期 | 試すこと | 効果の確かめ方 |
|---|---|---|
| 1か月目 | 「修理の依頼」の受付を一つにする | 入居者のかけ直しの件数と、受付の対応時間 |
| 2〜3か月目 | 設備会社に契約内容を共有する | 修理日が決まるまでの日数（いま平均4日） |
| 4か月目以降 | 住所変更の転記をなくす | 転記にかかっていた時間 |
まだ確かめること
- 設備会社に見せてよい契約内容の範囲（契約上の確認が必要）
- 「月120件」は直近3か月の平均。繁忙期の件数は追加で確かめる
会社名、人数、数字はすべて架空のものです。